Tout savoir sur Zoom

À Sciences Po comme ailleurs, le choix d'un système d'information repose sur des critères parfois contradictoires : l'efficacité, la qualité de service, l'ergonomie et la simplicité d'utilisation, les fonctionnalités "Education", la protection des données, les possibilités de paramétrage pour différents types d'utilisateurs et le coût. Choisir un nouvel outil est alors un savant équilibre de l'ensemble de ces critères. Avec la crise sanitaire du COVID-19, le plan de continuité pédagogique de Sciences Po a préconisé la mise en oeuvre très rapide d'un outil de visioconférence, stable, performant et de référence dans le monde universitaire. Sciences Po avait déjà travaillé sur un benchmark des solutions de visioconférence. Ses analyses et tests ont conduit au choix de Zoom :

• Zoom est la solution la plus stable et performante parmi celles étudiées permettant de garantir la bonne continuité de l'année universitaire (le Magic Quadrant de Gartner positionne cette solution parmi les services les plus performants du moment sur ces critères) ;
• Zoom est une solution suffisamment solide pour absorber un très grand nombre de visioconférences en parallèle et avec de nombreux participants simultanés. (18 000 comptes et sur 2 semaines : 10 900 réunions et classes virtuelles, qui ont accueilli plus de 106 000 utilisateurs) ;
• Zoom assure l'accès aux réunions et enseignements pour toutes nos populations, désormais rentrées chez elles, y compris dans des pays où certaines autres solutions ne sont pas autorisées ;
• Zoom est une solution respectant les principales normes de visioconférences. Cette solution s'intègre aisément dans le systèmes d'information existant ;
• Sciences Po peut compter sur un accompagnement commercial et technique très réactif de la part des équipes de Zoom ;
• Zoom est un outil de référence dans le milieu universitaire (solution utilisée par Harvard, etc.) et plus largement dans le monde (aujourd'hui utilisé par plus de 200 millions de personnes).

La presse et les réseaux sociaux se sont fait l'écho de failles de sécurité présentes dans la solution Zoom. Sciences Po observe attentivement la diligence avec laquelle Zoom répond à chacune de ces critiques :

• Zoom a publié des correctifs de sécurité (pour les utilisations de la solution sur Mac et pour le problème de liaison UNC) ;
• Zoom a supprimé / modifié définitivement les fonctionnalités en cause, dès que des transferts ou divulgation de données inutiles ont été identifiées (l'application LinkedIn Sales Navigator, le kit de développement de Facebook ("SDK") qu'il utilisait initialement) ;
• Zoom a mis en place un vaste programme de sécurité (test de pénétration informatique, publication à venir d'un rapport de transparence, 90 ingénieurs R&D chez Zoom entièrement dédiés à la sécurité de l'application depuis le 1er avril, etc.) ;
• Zoom a clarifié le chiffrement des données : dans une réunion où tous les participants utilisent Zoom, tous les contenus vidéo, audio, de partage d'écran et de discussion d'un participant ne peuvent être déchiffrés avant d'atteindre le poste de travail des autres participants ;
• Dans sa version 5 sortie le 27 avril 2020, Zoom a intégré le chiffrement à la norme AES 256.

La sortie de la version 5 marque une étape majeure dans le plan de sécurité de Zoom : à partir du 30 mai 2020, il ne sera plus possible d'accéder à une réunion Zoom depuis une version antérieure à la version 5.

La sécurité des données ne se limite pas à la solution elle-même mais aussi au bon respect des conseils et règles d'utilisation indiqués par Sciences Po à ses utilisateurs.

Pour contribuer activement à la sécurité de tous, Sciences Po demande donc à ses utilisateurs :

• de lire attentivement la présente FAQ, les guides utilisateurs, et respecter les conditions générales du service Zoom-SciencesPo, le guide sécurité de Sciences Po et la charte d'utilisation des systèmes d'information  ;
• de mettre à jour régulièrement sur tous les périphériques (ordinateur, tablette, etc.) : les systèmes d'exploitation et tous les logiciels y compris Zoom qui bénéficie de mises à jour de sécurité régulières ;
• de veiller à la confidentialité de leur mot de passe personnels et au bon niveau de sécurité de leur modem ;
• de ne jamais partager publiquement les liens d'accès et mots de passe, ni des copies d'écran des réunions ;
• de consulter les informations légales et de paramétrage des cookies de l'outil Zoom à Sciences Po.

Oui. Les services de visioconférence gratuits disponibles sur Internet ou offerts par les réseaux sociaux n’offrent pas les mêmes garanties de sécurité et de protection de vos droits. Il est strictement interdit de les utiliser dans le cadre des activités académiques, de recherche, de documentation et activités d’administration au sein de notre Institution.

Oui. Les mesures de sécurité des systèmes d’information obligent les institutions et les prestataires de service à enregistrer les traces de connexion des utilisateurs (nom, prénom, adresse mail, adresse IP). Ces traces sont supprimées dans un délai maximum d’un an.

1 - Ajouter un mot de passe à ma visioconférence

• Une fois la visioconférence planifiée (soit avec l'outil Zoom Scheduler dans l'agenda Google soit directement dans Zoom), accédez à l'outil Zoom.
• Puis, sur l'onglet "Réunions" (1), cliquez sur le bouton "Modifier" (2) de la visioconférence

• Cochez ensuite l'option "Exiger le mot de passe de la réunion" (3).
• Saisissez le mot de passe dans la zone située juste à droite (4) :

Il est aussi possible de paramétrer un mot de passe systématique pour toutes vos futures visioconférences (pour plus d'information, consultez la question "Comment optimiser les paramétrages de mes visioconférences").

2 - Vérrouiller ma visioconférence une fois lancée

• Une fois la visioconférence démarrée, cliquez sur le bouton "Sécurité" (1) puis sur "Verrouiller la réunion" (2) :

1 - Ajouter un mot de passe systématiquement à toutes mes futures visioconférrences :

Cette procédure nécessite l'installation de l'extension "Google Scheduler" dans votre navigateur.

• Lancez votre navigateur internet.
• Dans la partie supérieure de celui-ci, cliquez sur l'icône de l'extension ZOOM Scheduler (1).
• Puis dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton paramètres en forme d'engrenage (2):

• Dans la fenêtre d'options de ZOOM Scheduler, cochez l'option "One-time Meeting ID" (1).
• Ccochez la case "Require meeting password" (2)
• Enfin, cochez l'option "Manually input password" (3) pour que Zoom Scheduler vous demande un de saisir un mot de passe à chaque organisation de nouvelle visioconférence :

2 - Spécifier les options de toutes vos futures visioconférences Zoom

• Accédez aux options de Zoom Scheduler (voir point précédent).
• Dans le bas de la fenêtre, cochez ou décochez les options désirées (1). Sciences Po vous conseille le paramétrage affiché ci-dessous dans la copie d'écran.
• Si vous désirez pouvoir choisir les options de chaque visioconférence au moment de sa planification dans Google Agenda, cochez la case "Allow me to specify meeting options each time" (2) :

3 - Gérer les paramètres de votre visioconférence une fois démarrée

• Vous pouvez optimiser tous les paramètres de la visioconférence une fois démarrée.
• Sur la fenêtre de la visioconférence, cliquez sur le bouton du menu de la caméra (1) puis sur "Paramètres vidéo..." (2) :

• Naviguez ensuite dans les onglets du menu de gauche et réglez les options souhaitées.

• Les enseignements sont réservés aux étudiants de Sciences Po. Il est strictement interdit de partager les liens d’accès aux classes virtuelles à des tiers, notamment sur les réseaux sociaux. Seul l'enseignant peut inviter une personne extérieure et uniquement s’il s’agit d’un personne qui a le statut d’intervenant dans le cadre de son cours.
• Pour les visioconférences qui ne sont pas des enseignements, les personnels, chercheurs et enseignants peuvent bien sûr inviter des participants extérieurs. Ces derniers n’ont pas besoin d’avoir un compte Zoom.

Pour des questions de sécurité, il est très important de n'utiliser que l'ID de réunion et de ne jamais divulguer son ID personnel.

• Une fois la visioconférence démarrée, cliquez sur le bouton d'information en haut à gauche de la fenêtre (1).
• L'ID de réunion se trouve en haut des informations dans la fenêtre qui s'affiche (2) :

Le zoombombing est une pratique qui consiste à partager des contenus inappropriés ou à intervenir de manière bruyante et injurieuse lors d’un cours ou une réunion. Nous avions rapidement bloqué la possibilité de partage d'écran aux participants pour éviter le Zoombombing. Zoom a depuis bloqué cette possibilité par défaut.

Pour mettre fin à toute intervention sonore inapropriée de la part d'un participant lors d'une visioconférence, vous devez :

1 - Couper les micros de l'ensemble des participants

• Pour cela, dans la fenêtre de la visioconférence, cliquez sur le bouton "Participants" (1), puis à droite sur le bouton "Activer les muets" (2) :

Pour en savoir plus, consultez le tutoriel sur la gestion des micros des participants.

2 - Identifier le fauteur de trouble au moment de sa prise de parole

• Pour cela, activez à nouveau les micros des participants et repérez l'icône du micro dont la jauge verte de volume varie lorsque le fauteur de trouble parle :

3 - Exclure le fauteur de trouble de la visioconférence

• Pour cela, dans la fenêtre de la visioconférence, cliquez sur le bouton "Participants" (1). Passez ensuite la souris sur le nom de la personne à exclure de la réunion et cliquez sur le bouton "Plus" qui s'affiche (2) :

• Dans le menu qui s'affiche, cliquer sur "Supprimer" (3) et confirmer l'exclusion du participant en cliquant sur "Ok" lorsque demandé (4) :

Par ailleurs, les paramètres de Zoom ont été réglés afin d'interdire le partage d’écran à un participant qui n’a pas les droits d’animateur ou de co-animateur.

L'enregistrement des visioconférences est réservé aux enseignements pour lesquels les étudiants ne peuvent accéder en direct à la classe virtuelle (contrainte de décalage horaire) ou ayant des contraintes matérielles sur leur poste de travail, ainsi qu’aux étudiants de la prépa concours (l’enregistrement des cours est inclu dans leur programme).

Les chercheurs identifiés par leurs Directeurs.trices de Centres peuvent également enregistrer des interviews conduites dans le cadre de leurs recherches avec le consentement des personnes interviewées.

La mise en oeuvre d’un enregistrement nécessite obligatoirement le consentement des participants et la confirmation de l’organisateur de la réunion. Vous serez donc naturellement informé.e de l'enregistrement de la visioconférence puisqu'un message apparaîtra dès votre connexion demandant votre consentement à l'enregistrement.

Lorsqu'une visioconférence est enregistrée, seuls la vidéo (captation), le son, le partage d'écran, et les messages publics échangés dans la messagerie instantanée sont enregistrés.

Les éléments privés tels que les messages instantanés privés (c'est à dire envoyés à une personne en particulier), les vignettes des participants et leurs identifiants (nom, prénom et pseudo) ne sont pas enregistrés.

Enfin, les enregistrements (captations vidéos, sons, messages instantanés publics) ne peuvent être réalisés sans le consentement des personnes.

Désactivez votre micro et votre caméra

• Pour cela, dans la fenêtre de la visioconférence, cliquez sur le bouton du micro muet (1) et de la caméra (2) :

• Si vous êtes enseignant.e : La vidéo du cours est enregistrée en ligne sur le Cloud de Zoom. Charge aux enseignants de récupérer l'enregistrement et de le transférer ensuite dans un dossier sur Google Drive, dont les droits d’accès doivent être limités au groupe d'enseignement de l’unité pédagogique concernée, et uniquement avec le droit de lecture (important : empêcher le téléchargement au niveau du partage de la vidéo). Pour plus d'information, consultez le guide concernant la publication d'un enregistrement fait sur Zoom.
• Si vous êtes étudiant.e : votre enseignant vous partagera la vidéo sur Drive. Vous recevrez un email au moment du partage. Vous pouvez également retrouver la vidéo dans le dossier "Partagés avec moi" dans Google Drive ou encore sur Moodle si un cours existe sur cette plateforme.

Non. Cette fonctionnalité qui avait été bloquée lors de la mise en place de Zoom par les administrateurs de Sciences Po a été supprimée par Zoom le 2 avril 2020, elle ne fait donc plus partie des fonctions possibles de l'outil.

La fonctionnalité de partage d'écran est réservée par défaut à l'animateur de la visionconférence. Vous pouvez cependant permettre à un participant de partager son écran à la demande.

Pour cela, deux options s'offrent à vous.

1 - Permettre à tous les participants de partager leur écran

• Une fois la visioconférence démarrée, cliquez sur le bouton "Sécurité" (1) puis sur "Partager l'écran" (2) :

2 - Donner le rôle de co-animateur à un participant

Attention, cette procédure donne des droits plus étendu au partcipant (droit d'inviter d'autres participants, de couper le son des micros, etc).

• Une fois la visioconférence démarrée, passez la souris sur le nom du participant à qui donner le rôle de co-animateur et cliquez sur le bouton "Plus" (1).
• Dans le menu, cliquez sur "Nommer co-animateur" (2) :

• Confirmez l'action en cliquant sur "Ok" (3) :

Pour des questions de sécurité, il est impératif de vérifier régulièrement que vous disposiez bien de la dernière version du logiciel Zoom installé sur votre ordinateur.

• Pour cela, démarrez Zoom, cliquez sur votre photo de profil (1) puis sur "Vérification des mises à jour" (2) :

• SI demandé, suivez les instructions pour mettre à jour votre version de Zoom.

Les personnels administratifs de Sciences Po n'ont pas besoin d'effectuer cette vérification car le logiciel est automatiquement mis à jour par la Direction des systèmes d'information.