Préparer son départ en échange

Une fois que votre choix de séjour est validé par la commission d’affectation de Sciences Po, vous devez débuter la préparation de votre départ. Certaines procédures sont longues, nous vous conseillons de vous organiser bien en amont de votre départ.

Participer aux réunions de préparation

Tous les étudiants qui partent en échange sont invités à assister à la réunion de préparation qui les concerne, selon leur pays de destination. 

Le calendrier des réunions organisées par la Direction des affaires internationales est publié au printemps. Ces réunions se déroulent en ligne et sont enregistrées afin de pouvoir être visionnées ultérieurement en cas d’indisponibilité.

Ces réunions vous permettent d’obtenir l’ensemble des informations pratiques à avoir en tête en vue de votre installation (demande de visa, recherche de logement, couverture médicale, budget, etc.), mais aussi de connaître vos obligations académiques pour la 3ème année selon le système d’équivalence spécifique à votre zone de départ.  

Consultez le calendrier des réunions pour retrouver les dates des prochaines séances, les enregistrements des réunions passées, les supports de présentation PowerPoint, ainsi que les éventuels documents annexes en fonction des zones concernées.

Déposer son dossier auprès de l'université partenaire

Une fois que votre candidature pour une université est acceptée par la commission d'affectation, vous devez recevoir une acceptation formelle de la part de votre université d’accueil. Pour cela, il vous faut remplir un dossier, et y joindre les documents demandés par l'université. Le dossier de candidature et la liste des pièces justificatives vous seront envoyés par le chargé de mission de la DAI responsable de la zone dans laquelle vous partez. 

Vous devrez ensuite retourner votre dossier de candidature complété au chargé de mission qui l’enverra à l'université partenaire. Pour les envois de documents par email aux universités, merci de nous mettre en copie de vos courriels.

Dans le cas où vous seriez contacté directement par votre université d’accueil, suivez bien ses instructions et tenez-nous au courant de vos démarches. Ne contactez pas votre université d’accueil avant qu’elle ne l’ait fait, la DAI reste votre intermédiaire jusqu’à ce que vous receviez votre acceptation de la part de l’université d’accueil.

N’achetez pas votre billet d’avion avant de recevoir votre acceptation de la part de l’université et de connaître les dates du Welcome Programme de l’université qui vous accueille, le cas échéant. 

Demander un visa

Consultez sans attendre les conseils aux voyageurs du Ministère des Affaires Étrangères pour connaître les conditions d’entrée et de séjour dans le pays où vous partez.

Certaines universités fournissent un service d’aide à l’obtention du visa, renseignez-vous auprès de votre université d’accueil.

Remarques importantes :

• L'obtention d'un visa peut prendre du temps, commencez les démarches dès que possible en vous renseignant dès le mois de février sur les documents demandés par le Consulat du pays dans lequel vous allez vous rendre.
• Vérifiez la date de validité de votre passeport. Certains pays exigent que le passeport soit valable six mois après la date du retour.
• La lettre d’acceptation de l’université d’accueil, nécessaire pour l’obtention d'un visa, vous sera délivrée une fois que le partenaire aura reçu et validé votre dossier. Cette lettre vous sera transmise par la Direction des affaires internationales de Sciences Po.. Si votre université d'accueil vous envoie directement la lettre d'acceptation, merci de prévenir Sciences Po dès sa réception.
• Si vous avez besoin de présenter votre extrait de casier judiciaire, faites la demande dès que possible.
• Étudiants non français : veillez au renouvellement de votre carte de séjour si vous prévoyez de retourner en France après votre séjour d'études. Renseignez-vous auprès de la Préfecture de Police et du Consulat français du pays d’accueil (qui délivrera le nouveau visa) au sujet des procédures à suivre pour votre retour en France.

Santé

Il est nécessaire de prendre des précautions de santé particulières pour voyager dans certains pays. De même, certains vaccins sont parfois obligatoires ou fortement recommandés. Dans la plupart des pays d’Afrique subsaharienne, la vaccination contre la fièvre jaune est ainsi obligatoire pour entrer sur le territoire.

Renseignez-vous sur le site du Ministère des Affaires Étrangères et celui de l'Institut Pasteur.   

Si vous prenez régulièrement un médicament ou avez besoin de matériel médical particulier, assurez-vous d'en prendre suffisamment pour toute la durée de votre séjour et renseignez-vous pour savoir si, et où, il est possible de s'en procurer sur place.

Il peut également s'avérer utile de faire un bilan de santé et un bilan dentaire dans les mois précédant votre départ.

Notez que le Pôle Santé de Sciences Po reste à votre disposition pour vous accompagner pendant votre séjour à l’étranger. 

Souscrire à une assurance santé

Il est obligatoire lors d'un séjour à l'étranger d'avoir une assurance santé qui vous couvre là où vous allez et dans tous vos déplacements. 

Vous devez soit utiliser la carte Carte Européenne d’Assurance Maladie, soit souscrire à l’assurance de l’université d’accueil ou à une mutuelle qui vous couvre dans votre pays de destination.

Consultez à ce propos la page dédiée du site de Sciences Po sur la couverture santé à l’étranger. Vous y trouverez également les informations concernant la couverture responsabilité civile et le contrat assistance-rapatriement offerts par Sciences Po chaque année à tous ses étudiants.

Vous pouvez accéder à vos attestations et informations détaillées sur la couverture de ces risques à partir de votre espace étudiant, rubrique « documents administratifs ».

Nous vous conseillons d'avoir systématiquement ces documents avec vous lors de vos déplacements en France ou à l'étranger.

Veuillez noter que l’assurance proposée par Sciences Po couvre uniquement les cas extrêmes (rapatriement en cas de grave maladie ou accident) et n’est pas suffisante pour un séjour dans certains pays, comme en Amérique latine par exemple.

Trouver un logement

Si certaines universités offrent un logement sur le campus, d’autres vous offriront de l’aide dans la recherche d’un logement ou vous laisseront totalement autonome.

Pour en savoir plus sur le service de logement offert aux étudiants en échange, vous pouvez :

• consulter les fiches universités et les rapports de séjour des étudiants qui vous ont précédé
• vous renseigner auprès de votre université d’accueil

À noter : si vous avez un logement en France que vous devez quitter, et éventuellement retrouver à votre retour, contactez le service d’aide au logement de Sciences Po afin qu'il puisse être proposé à des étudiants arrivant en France.

Procéder à l'inscription administrative

Tous les étudiants partant en 3e année doivent être inscrits administrativement à Sciences Po pendant leur année à l'étranger. Ils restent des étudiants de Sciences Po de plein droit, et continuent à payer leurs frais de scolarité et de sécurité sociale à Sciences Po.

Prendre son billet

Une fois que vous avez reçu votre lettre d’acceptation de la part de votre université d’accueil et que vous avez votre visa (si nécessaire), renseignez-vous sur les billets dont le prix augmente lorsqu'on se rapproche de la date de départ.

Quelques conseils :

• Si possible, prévoyez d’arriver sur place une semaine à dix jours avant le démarrage des cours
• Privilégiez des billets qui sont modifiables et valable une année

Penser à sa sécurité

Consultez les conseils aux voyageurs du Ministère des Affaires Étrangères. 

Étudiants français : inscrivez-vous sur Ariane.

Inscrivez-vous au Consulat de votre pays d’origine et/ou au Consulat de France de votre pays de séjour.

Partir vert

Le programme de bourse Erasmus+ offre une prime écologique allant jusqu’à 140€  pour les étudiants empruntant des transports à moindre empreinte carbone (bus, train, covoiturage) pour se rendre dans le pays de l’université ou l’organisme d’accueil, sur présentation d’un justificatif mentionnant nom et prénom. Seuls les tickets concernant le voyage en début et fin de mobilité seront acceptés (trajet aller-retour). 

Il est possible de calculer l’impact carbone de son trajet sur le site Impact CO2 de l’ADEME. Par exemple, un trajet en train vers Edimbourg depuis Paris émet seulement 3,37 kg CO₂e contre 226 kg CO₂e pour un trajet en avion, soit près de 70 fois moins.

Une fois cette donnée en tête, de nombreuses ressources vous permettent de créer votre itinéraire bas carbone. Par exemple, trainline peut vous accompagner en vous proposant des trajets en trains et en bus en Europe. D’autres sites internet tels que hourrail, mollow, OUAT, ou encore la plateforme interrail seront vos alliés lors de la constitution d’un itinéraire vert. 

Prévoir les questions financières

Renseignez-vous auprès de votre banque pour voir les conditions d’utilisation de votre carte bancaire à l’étranger. Considérez la possibilité de prendre une carte de crédit pour avoir accès à des sommes importantes en cas d’urgence. Notez que certaines banques offrent la possibilité d’utiliser son compte français à travers une banque partenaire dans le pays d'accueil.